失敗しない帳票電子化ソリューションの選び方

帳票電子化の目的

帳票電子化ソリューションの選定の視点に入る前に、そもそもなぜ帳票を電子化する必要があるのでしょうか。

「電子化して現場に溢れる紙を無くしたい」「現場のデータを集めて分析したい」「属人化している業務を見える化したい」…これらのニーズはどれも電子化により実現される効果ですが、重要なのは、これらが最終的な目的ではない、という点です。

帳票電子化の最終目的は、「業務を改善する」ことであるべきです。

いくら紙が無くなっても、データが集まっても、それによって業務が改善し、会社の収益により貢献できる形にならないと意味は有りません。

したがって、帳票電子化の最終ゴールは「紙を電子化することにより、データを収集しやすくし、それらを分析することで業務を改善する」であるべきだと思います。

帳票電子化をする際に持つべき視点

それでは上記の目的は、なぜ紙やエクセルでは実現できないのでしょうか？

紙やエクセルであっても、現場のデータをつぶさに記録し、それをエクセルに丹念に転記し、ピボットテーブルを回すことで分析をし、その結果を以って業務を変えることは可能です。

ただ、それには大きな工数を必要とします。現場に十二分なリソースがあれば、紙やエクセルでも目的は実現できますが、多くの現場では、むしろ人手不足で設備保全の担い手は足りず、一人当たりの業務量が増えている、というのが現実ではないでしょうか。

したがって、帳票電子化する際には以下のふたつの視点を持つことが重要です。

①最終的なゴールである、業務変革に寄与するものであること

②その変革が、できるだけ低工数で実現できること

③(当然ながら、) 投資対効果が高いこと

紙を無くすこと自体が目的ではないと思いますし、せっかくアプリケーションを入れても現場の負担が変わらない、ということでは本末転倒です。

帳票電子化ソリューションの類型

巷にあふれる帳票電子化ソリューションですが、大きく二種類に分けることができます。

A: 汎用型：生産管理や品質管理、設備保全等、様々な業務に横断的に使えるもの

B: 特定業務型：特定の業務(例えば設備保全等)に特化した形で使えるもの

各類型の評価

では、それぞれの類型を、上記の視点に照らして考えるとどうなるでしょうか。

ポイントは、上記ふたつの視点のうち、①業務変革への寄与と②低工数の実現は、汎用的なものになればなるほど、その達成が難しくなる傾向にあるという点です。

汎用的であるということは、複数業務の共通項を括りだした、最大公約数的なプロダクトにならざるを得ません。結果として、特定業務に向けた作りこみが難しい、もしくは作りこもうとすると膨大な工数が必要となる、という関係があります。

以下が、3つの選定の視点を以って、各サービス類型を評価した結果です。

上記は一般的な傾向であるため、サービス選定において考えるべきなのは、「どのレベルの電子化が実現できると、最終的な変革が達成されるか」ということでしょう。

紙を無くせば変革が達成されるのか、それとも、より業務フロー全体に亘る変革が必要なのか。まさにDXの目的を突き詰めて考えることで、必要なサービスが見つかると思います。

M2Xは、稼働率を支える設備保全に特化し、業務変革を実現する機能を多数用意しています。是非お問い合わせください。